规章制度
学院制度

外交学院在华举办国际会议管理办法

第一章 总 则

第一条  为进一步加强和规范学校在华举办国际会议的经费管理,节约会议经费开支,提高资金使用效益,根据《在华举办国际会议经费管理办法》的通知(财行〔2015371号)和《中共中央办公厅、国务院办公厅关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》(中办发〔201650号)、《党政机关厉行节约反对浪费条例》等相关文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条  本办法所称在华举办国际会议,是指学校各院、系(部)、处、中心等单位(以下简称各单位)在我国境内举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区(不含港、澳、台地区)的年会、例会、研讨会、论坛等会议(以下简称国际会议)。包括:自主举办的国际会议,与外国有关团体、机构共同举办或受其委托承办的国际会议。

第三条  在华举办国际会议应当遵循以下原则:

(一)严格审批,分类管理。各单位应当严格执行国际会议审批规定,实行分类管理。

(二)强化预算,厉行节约。各单位应当科学、规范、合理地编制和申报国际会议经费预算,并本着“勤俭办外事”的原则,严格控制会议数量、规格和规模。

(三)符合惯例,明确责任。各单位应当根据国际惯例对等接待外方参会人员。

(四)加强监督,注重绩效。各单位应当主动配合监督检查工作,注重绩效管理,提高资金使用效益。

第四条  在华举办国际会议的职责划分:

各单位召开会议应当坚持勤俭节约、务实高效、诚实守信的原则。

(一)举办单位的主要领导是国际会议的责任人,需严格按照本细则做好会议的管理。未经批准,任何单位和个人不得申办、承诺举办国际会议;经批准同意申办的国际会议,在对外申办过程中不得做出超出授权范围的承诺或承担额外的义务。未经批准,任何单位和个人不得邀请国外政要和前政要、国外部级及其以上政府官员、国外和台湾地区敏感人员出席会议;未经批准,任何单位和个人不得为提高会议规格随意使用“峰会”、“国际论坛”、“世界大会”、“全球大会”等称谓。

(二)国际会议举办者对所办会议经费的收支和原始凭证的真实性、合法性、相关性负直接责任,会议举办者应了解并遵守有关财经法律法规和会议费管理制度,依法据实报销会议费。

(三)财务处负责国际会议费的会计核算和财务管理,制定和完善学校会议费管理办法,依据有关财经法律法规和会议费管理办法,实施会议费报销管理和服务。

第二章 会议分类管理和审批

第五条  根据会议正式代表的级别,国际会议在经费管理上分类如下:

一类国际会议,是指以部长级官员作为会议正式代表出席的国际会议。

二类国际会议,是指以司局级官员作为会议正式代表出席的国际会议。

三类国际会议,是指以处级及以下官员或其他人员作为会议正式代表出席的国际会议。

第六条  一类国际会议会期按照审批文件,根据工作需要从严控制。除特殊情况报经批准外,二、三类国际会议会期原则上不得超过3天,会议报到和离开时间,合计不得超过2天。

第七条  各单位应当严格按照中央有关规定实行国际会议中央和部级两级审批制度,从严控制国际会议数量。一类国际会议原则上应当先会签外交部,报请党中央、国务院审批;二、三类国际会议,报外交部审批。报批文件应当明确经费来源。

各单位应当严格控制国际会议数量,使用中央财政拨款的国际会议,应当按照预算管理程序,编制详细的会议经费预算,预算经批复后,方可以安排会议。在华举办国际会议预算需列明会议名称、会议类别、议程安排、时间、地点、代表级别、会议代表人数、工作人员数量、所需经费及列支渠道等。按出席人员标准和金额重要性水平分别审批。未达到大额资金起点的国际会议,由单位(项目/课题)负责人审批后,报主管院领导、主管财务院领导审批。达到大额资金起点的,按大额资金审批权限逐级审批。

第八条  各单位原则上不得实行固定年会或与外方轮流开会机制,不得在同一时间或短时间内举办主题相同或类似的国际会议,无实质内容的国际会议一律不得举办。各单位应当严格控制邀请外宾的规模和规格,未经批准,不得擅自邀请或对外协商邀请重要外宾来访。

第九条  各单位应当严格限定参会人员数量,控制会议规模。除特殊情况报经批准外,国际会议工作人员人数控制在会议正式代表人数的10%以内,驻会工作人员不得超过会议工作人员的50%。

第三章 收入管理

第十条  国际会议所需经费由我方全额负担或由与会各方分担的,按会议统一标准编制经费预算,我方负担的经费应当纳入预算管理。

第十一条  国际会议的收入包括:会议注册费收入、国际组织专项资助、中央财政拨款、赞助收入和其他收入。

(一)会议注册费收入,是指根据国际惯例,由会议举办单位向参会代表收取的用于会议支出的费用。

(二)国际组织专项资助,是指国际组织拨付给会议举办单位的专项经费。会议举办单位应当积极向国际组织申请专项资助。

(三)中央财政拨款,是指在无会议注册费收入和国际组织专项资助,或者会议注册费收入和国际组织专项资助不足以弥补会议支出时,中央财政对国际会议的补助。

(四)赞助收入,是指境内外机构或部门、企业、个人出于自愿,无偿向国际会议提供资金或物资赞助而形成的收入。

(五)其他收入,是指召开国际会议时举办展览、展示、广告、旅游中介等收入。

第十二条  举办国际会议取得的各项收入,必须统一纳入预算管理,单独核算。

第十三条  举办国际会议需要的办公用品、消耗材料应当严格管理,按需购买。

第四章 支出管理

第十四条  国际会议的支出范围包括:场地租金、同声传译设备和办公设备租金、宴请费用、交通费用、工作人员食宿费用、志愿人员费用、翻译费用、其他会务费用以及其他经财政部批准的支出。国际会议如有注册费收入,中方可承担国际组织官员及秘书处人员会议期间的食宿费用。

第十五条  国际会议举办场所应当注重安全适用,不追求奢华。会议正式代表场地租金的人均定额标准为:一类国际会议每天300元(人民币,货币单位下同),二类国际会议每天200元,三类国际会议每天150元。

第十六条  会议正式代表同声传译设备和办公设备租金的人均定额标准为每天100元。

第十七条  会议期间可安排一次宴请,会议正式代表人均定额标准(含酒水及服务费用)为:一类国际会议220元,二类、三类国际会议180元。

第十八条 会议期间租用车辆安排会议代表往返驻地与会场及会议工作人员确因工作需要租用车辆的,各单位应当合理使用车型,严格控制随行车辆。租金定额标准为:大巴士(25座以上)每辆每天1500元,中巴士(25座及以下)每辆每天1000元,小轿车(5座及以下)每辆每天800元。

第十九条  会议期间工作人员食宿费用定额标准为每人每天450元。在京召开国际会议工作人员原则上不安排住宿,工作人员用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天100元。

第二十条  会议期间志愿人员确因工作需要不能按时用餐的,用餐或发放误餐补贴的定额标准为每人每天100元。志愿人员原则上不安排住宿。

第二十一条  同声传译人员口译定额标准为:使用联合国官方语言的同声传译人员,每人每天5000元;使用联合国官方语言以外的其他语种同声传译人员,每人每天6000元。笔译费用定额标准为每千字200元。对于境外同声传译人员,我方只承担同声传译人员乘坐经济舱的国际旅费,据实结算。

第二十二条  其他会务费用实行综合定额控制,会议正式代表人均支出标准为每天100元。支出范围包括:办公用品、消耗材料购置费用,会议文件印刷、会议代表及工作人员的制证费用等。其他会务费用各项目之间可以调剂使用,在综合定额控制内据实报销。

第二十三条  各单位应当遵循国际惯例,从严从紧控制经费支出:

(一)除外方特邀代表或存在外交对等接待的情况外,不得承担会议代表往返国际国内旅费(包括往返机场的交通费)及食宿费用。

(二)外方特邀代表或外交对等接待的会议代表会议期间食宿费标准分别为:住宿费800/天、伙食费300/天。

各单位应在定额标准以内安排食宿,超支部分不予报销。住宿费和伙食费之间不能调剂使用。会议召开地点当地的会议代表不允许安排住宿。国内会议代表餐费参照以上标准执行。

(三)外方特邀代表和外交对等原则接待的会议代表参加在华举办会议所发生的国际旅费,按照以下标准据实报销。

 

      交通工具  级 别

火车(含高铁、动车、全列软席列车)

轮船(不包括旅游费)

飞机

其他交通工具

正(副)部级人员

火车高级软卧,高铁/动车商务座,全列软席列车一等软座

一等舱

头等舱

凭据报销

正副司(局)级人员

火车软卧,高铁/动车一等座,全列软席列车一等软座

二等舱

公务舱

凭据报销

其余人员

火车硬卧,高铁/动车二等座,全列软席列车二等软座

三等舱

经济舱

凭据报销

 

特邀代表和外交对等原则接待的会议代表发生的国内旅费参照《外交学院国内差旅费管理办法》的相关标准执行。

国内代表参加会议发生的城市间交通费用原则上回原单位报销,对确因工作需要,邀请学者、专家和有关人员参加会议所发生的城市间交通费,参照《外交学院国内差旅费管理办法》的相关标准执行。

(四)除劳务费及境外国际旅费外,不得承担同声传译人员的食宿、交通等费用。

(五)不得借举办国际会议的名义向地方政府或企业强行摊派或变相摊派会议费用。

(六)不得承担额外的义务,要厉行节约、讲求实效。

(七)申请中央财政拨款的国际会议,一律不准购买设备,且除会议场地、会议必要设备(不含消耗材料支出)外,各单位不得擅自对外提供任何免费服务。

第二十六条  根据国家经济发展、物价变动等情况,适时对以上支出标准进行调整。

第五章 绩效管理

第二十七条   各单位应当加强国际会议绩效管理,强化支出责任,提高财政资金使用效益。

第二十八条   对于申请财政专项预算拨款的国际会议,各单位应当按照预算绩效管理要求,编制绩效计划,设定绩效目标。各单位应当加强对绩效目标的审核,并将其作为会议经费预算编制的重要依据,提高项目和资金安排的科学合理性。

第二十九条 各单位应当建立完善的绩效管理机制,依据确定的绩效目标组织开展绩效自评,评价结果作为绩效问责的重要依据。

第三十条 财政部门对各单位国际会议迸行绩效评价的结果,作为以后年度审核安排相关单位国际会议中央财政拨款的依据。

第六章 监督检查

第三十一条  外事、财务等部门应当加强对在华举办国际会议管理和经费使用情况的检查。

第三十二条  禁止利用国际会议安排公费旅游,禁止重复宴请、超标准宴请和赠送礼品。对违规接待、不履行国际会议报批手续或违反外事纪律和财务规定的单位和个人,将提请有关部门追究责任。

第三十三条   违反本办法规定,有下列行为之一的,按《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《财政违法行为处罚处分条例》等有关规定,由财政部会同有关部门责令改正,追回资金;对直接负责的主管人员和相关责任人,报请其所在单位按规定给予行政处分;涉嫌违法的,移交司法机关依法处理:

(一)擅自改变国际会议资金用途的;

(二)以虚报、冒领等手段骗取国际会议经费的;

(三)违规扩大支出范围,或超过支出标准的;

(四)违规报销与国际会议无关费用的;

(五)挪用、截留、侵占国际会议经费的;

(六)其他违反本办法行为的。

第七章 附则

第三十四条   中央级事业单位和地方政府举办的国际会议参照本办法执行。

 第三十五条   国际比赛、国际博(展)览会、涉外文艺演出、涉外培训、日常外事工作会谈等不适用本办法。国家元首、政府首脑、国家副元首、政府副首脑、王储等作为会议正式代表出席的国际会议不适用本办法。

第三十六条   本办法由财务处负责解释。

第三十七条   本办法自颁布之日起执行。